8 คำสั่งใน Google Sheets ที่คุณควรรู้

Cover image

Google Sheets คือเครื่องมือสารพัดประโยชน์หากคุณรู้จักและเข้าใจการใช้คำสั่งต่างๆ หรือที่ภาษาอังกฤษเขาเรียกว่า Formula นั่นแหละ ซึ่งในโปรแกรมนี้เองก็มีคำสั่งเยอะมากๆ เยอะจนผมเชื่อว่าน้อยคนที่จะรู้จักและใช้มันได้ครบ แต่วันนี้ผมจะมาแนะนำ 8 คำสั่งที่ถ้าคุณได้รู้แล้ว ผมเชื่อว่าชีวิตของคุณจะสะดวกสบายขึ้นอย่างแน่นอน

Arrayformula

ถ้าคุณเบื่อการลากจาก row แรกไปจนถึง row คุณจำเป็นต้องรู้จักคำสั่งนี้ เพราะมันจะทำให้คุณเขียนคำสั่งแค่ใน cell เดียวแต่สามารถให้ผลลัพธ์ออกมาได้ทุกแถวที่คุณอ้างถึงโดยไม่ต้องลากกันอีกต่อไป

การใช้งาน

=ARRAYFOMULA(A1:A * 2)

เพียงแค่เอา Arrayformula มาครอบคำสั่งเดิมของคุณเอาไว้ แล้วแทนที่จะอ้างถึง cell แค่ cell เดียว คุณสามารถเปลี่ยนเป็น range เลยก็ได้ อย่างในตัวอย่างผมใช้ A2:A6 นั่นแปลว่าทั้ง column A จนถึงแถว 6 จะถูกอ้างอิงและผลลัพธ์ที่ได้ก็จะตาม A มาด้วย

Split

ความหมายก็ตามตัวคำสั่งเลยครับคือ แบ่งข้อมูลที่อยู่มีใน cell ให้กลายเป็นหลายๆ cell เช่น การแยกชื่อและนามสกุลครับ

การใช้งาน

=SPLIT("ประยุทธ์ ชุดใหญ่", " ")

คำสั่งนี้เราจะต้องเลือก cell ข้อมูลที่เราต้องการจะแบ่ง และกำหนดด้วยว่าเราต้องการจะแบ่งด้วยอะไร อย่างในตัวอย่างผมจะแบ่งด้วยช่องว่าง

Index

เรียกค่าของ cell ที่อยู่ในตำแหน่งที่เราต้องการ ซึ่งจะใช้การชี้แบบ x,y นะครับ โดยจะเป็นพิกัดจาก range ที่เรากำหนดให้ในคำสั่งนะครับ

การใช้งาน

 =INDEX(A1:C3, 1,3)

คำสั่งนี้แนะนำให้ดูตัวอย่างด้วยนะครับ เราจะมีตาราง 1 ถึง 9 โดยมี 3 แถว แล้วผมก็จะเรียกค่าจาก index ให้ดูกัน

Left และ Right

คำสั่งนี้เรามาเล่นกับ text กันนะครับ โดยการทำงานของมันก็คือมันจะดึง "ตัวอักษร" จากใน cell มาตามจำนวนที่กำหนด

การใช้งาน

=LEFT("Google",3)
=RIGHT("Google", 3)

ตัวอย่างนี้จากคำว่า "Google" คำสั่ง LEFT เราจะได้ "Goo" นะครับเพราะนับมาจากทางซ้าย 3 ตัว แต่ถ้าเป็น RIGHT เราก็จะได้ "gle" นั่นเองครับ

IF

เมื่อไหร่ก็ตามที่เราต้องมีการตัดสินใจแสดงค่าที่แตกต่างกันออกไป เราจำเป็นต้องมีคำสั่งนี้ครับ

การใช้งาน

 =IF(A2="เดินจากไป","ก็คงลืมเธอสักที","ร้องเพลงต่อไป")

ถ้า cell A2 มีคำว่า "เดินจากไป" ให้แสดงว่า "ก็คงลืมเธอสักที" แต่ถ้าไม่ใช่ก็ให้แสดงว่า "ร้องเพลงต่อไป" แต่ยังมีอีก IF นะครับ ที่ได้ใช้บ่อยๆ นั่นคือ IFERROR

 =IFERROR(SPLIT(A4," "),"ไม่มีอีกแล้ว")

คำสั่งนี้เป็นตัวช่วยที่ดีครับ หน้าที่ของมันก็คือเมื่อไหร่ก็ตามที่คำสั่งข้างในมีข้อผิดพลาดหรือมี error มันจะแสดงสิ่งที่เรากำหนดแทนที่จะแสดงค่า error ใน cell ครับ

Date และผองเพื่อน

Spreadsheet กับวันที่นี่มันหนีกันไม่พ้นจริงๆครับ เพราะข้อมูลที่เราเก็บกันส่วนมากไม่ว่าจะเป็น งานขาย งานเอกสาร หรือบันทึกสถิติอื่นๆ มักจะมีวันที่ติดมาด้วยอยู่แล้ว ดังนั้นเราต้องรู้จักคำสั่งเหล่านี้เอาไว้

การใช้งาน

=TODAY()

ตามตัวเลยครับ เรียกวันที่ของวันนี้มาแสดง ระวัง คำสั่งนี้จะแสดงวันปัจจุบันตลอด ถ้าคุณจะเอาคำสั่งนี้ไปใส่ใน record ข้อมูลล่ะก็ ตอนทำ report คุณก็จะได้ข้อมูลของวันที่ทำอย่างเดียว วันอื่นไม่มี

=DATE(2019,8,20)

แทนที่จะพิมพ์ลงไปว่า "8/20/2019" ถ้าไม่แน่ใจว่าที่พิมพ์ลงไปใน cell มันจะเป็น Date ให้ไหมก็ใช้สูตรนี้ได้ครับ นอกจากชัวร์แล้วมันยังสามารถเอามาบวกลบกับตัวเลขได้นะครับ เช่น =DATE(2019,8,20) - 1 ก็จะได้วันที่ 8/19/2019 มาตรงๆง่ายๆ

=YEAR(TODAY())
=MONTH(TODAY())
=DAY(TODAY())

คำสั่งพวกนี้เอาไว้ดึง วัน, เดือน, ปี ออกมาให้เราแบบโดดๆ เช่น =YEAR(DATE(2019,8,27)) เราก็จะได้ 2019 แบบไม่มีเดือนหรือวันที่มาปะปน

=WEEKDAY(TODAY())

คำสั่งนี้จะทำให้เรารู้ว่า Date ที่เรากำลังพิจารณาเนี่ยมันเป็นวันอะไรสัปดาห์กันแน่ แต่มันจะบอกมาเป็นตัวเลขนะครับ โดยเริ่มจากวันอาทิตย์เท่ากับ 1 หลังจากนั้นก็ไล่ไปเรื่อยๆ เช่น วันศุกร์ก็จะเป็น 6 ครับ

=EOMONTH(TODAY(),0)

อยากรู้ว่าวันสุดท้ายของเดือนคือวันไหนก็ต้องใช้คำสั่งนี้แหละครับ โดยนอกจาก Date แล้วเราก็ต้องกำหนดตัวเลขของเดือนที่นับจาก Date ด้วย เช่น สมมติ Date เป็นเดือนสิงหาคม ถ้า 0 ก็เป็นเดือนเดียวกัน แต่ถ้า 2 ก็เป็นตุลาคม หรือ -3 ก็ถอยหลังกลับไปพฤษภาคมครับ

Text

ไม่ว่าจะวันที่, ตัวเลข, ทศนิยม, ค่าเงิน ถ้าต้องการจัดรูปแบบการแสดง เราจำเป็นต้องใช้คำสั่งนี้ครับ

การใช้งาน

=TEXT(15000,"##,###")

จากตัวเลขทื่อๆ 15000 แต่เราอยากให้แสดงตัวเลขแบบมี comma เราก็สามารถใช้รูปแบบ ##,### สั่งให้ออกมาเป็น 15,000 ได้นะครับ ตัวรูปแบบจะดูจากตรงไหน แนะนำว่าดูที่คู่มือของ Google Sheets ได้เลยครับ

{ }

อันนี้จริงๆไม่ใช่คำสั่งแต่มันเป็นการเขียนค่าหลายๆ cell ในครั้งเดียว แล้วกำหนดได้หมดจะกี่ row กี่ column เขียนได้ใน cell เลยนะเออ

การใช้งาน

={1,2,3,4;5,6,7,8}

ในตัวอย่างเราก็จะได้ ตัวเลข 1,2,3,4 จาก A ถึง D แล้วก็ขึ้นแถวใหม่เป็น 4,5,6,7,8 ด้วย

ทั้งหมดนี้เป็นแค่บางส่วนที่ผมรู้สึกว่าจะได้ใช้บ่อยๆ ยังมีอีกเยอะครับใครที่กำลังหัดใช้อยู่ก็ค่อยๆสะสมคำสั่งกันไปเรื่อยๆนะครับ สุดท้ายถ้าใครอยากได้รายละเอียดของแต่ละคำสั่งแบบดีๆผมแนะนำให้ดูที่ Docs Editors Help เลยครับผม Google ทำไว้ดีมากจริงๆ

บทความใกล้เคียง