มาจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไขใน Google Sheets กันดีกว่า

ถ้าคุณไม่อยากเสียเวลามานั่งใส่สีพื้นหลังหรือตัวอักษรในเซลล์ทีละช่องไปเรื่อยๆ คุณต้องใช้ Conditional Formatting หรือ จัดรูปแบบตามเงื่อนไข เพราะมันจะเปลี่ยนให้ sheet ที่ดูจืดๆดูมีสีสันได้ภายในพริบตาตามความต้องการของเรา

จัดรูปแบบตามเงื่อนไข คืออะไร? #

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข(Conditional Formatting) อธิบายให้ง่ายก็คือการบอกกับ Google Sheets ไว้ล่วงหน้าว่าเราต้องการจะให้ cell แต่ละ cell จะมีสีสันหรือหน้าตาแบบไหนตามเงื่อนไขที่เรากำหนด เช่น cell ที่มีค่าน้อยกว่า 0 ให้เป็นสีแดง ส่วนที่มากกว่า 0 ให้เป็นสีเขียว การทำแบบนี้ไม่มีผลกับการคำนวณ แต่ช่วยเรื่องความเข้าใจในข้อมูลมากขึ้นเพราะมนุษย์เราจะเข้าใจสีหรือภาพได้ดีกว่าการดูแค่ตัวเลขนั่นเอง

โดยการทำงานของฟีเจอร์นี้เราจะต้องระบุข้อมูล 3 ส่วน ก็คือ

• ขอบเขตที่เราต้องการทำงาน
• เงื่อนไขที่จะทำให้เกิดการแสดงผล
• กำหนดรูปแบบ

ทั้งหมดนี้คือส่วนสำคัญที่จะทำให้งานของเราครับ กำหนดผิดตัวใดตัวหนึ่งก็จะผิดหมดเลย ดังนั้นในบทความนี้ผมจะพาทุกคนย้ำไปกับ 3 ข้อนี้ในแต่ละตัวอย่างเลยนะครับ

เข้าใจหลักพื้นฐานคร่าวๆแล้วลองมาดูตัวอย่างการใช้งานจริงๆบ้างนะครับ

เปลี่ยนสีพื้นหลังตัวเลข #

โจทย์แรกเราจะมีตารางรายรับรายจ่ายง่ายๆตารางนึงโดยเราต้องการเปลี่ยนสีพื้นหลังของ cell ที่เป็นตัวเลขให้มีความหมายตามค่าของมันคือ รายรับสีเขียวและรายจ่ายเป็นสีแดงนะครับ

จากโจทย์เราจะแปลงเป็นข้อมูลที่ต้องระบุ 3 ส่วนหลักๆได้ยังไงบ้าง มาดูกัน

ขอบเขต #

เนื่องจากเราต้องการเปลี่ยนสีพื้นหลังตัวเลขถ้าตามภาพมันก็คือ range B2:B6 นั่นเองครับ

เงื่อนไข #

1. เลขที่มากกว่า 0 จะเป็นสีเขียว
2. เลขที่น้อยกว่า 0 จะเป็นสีแดง

รูปแบบ #

เปลี่ยนสีพื้นหลังไปตามเงื่อนไขคือ เขียว หรือ แดง

ได้ครบทุกข้อที่ต้องทำแล้ว คราวนี้มาเริ่มลงมือกันเลยครับไปที่ เมนู “รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข”

หลังจากนั้นเริ่มกำหนดตามสิ่งที่เราเตรียมกันมาเลยครับ

1. ใช้กับช่วง ก็คือ B2:B6 ถ้าใครไม่ถัดพิมพ์สามารถคลิกที่ไอคอนตารางข้างๆแล้วลากเอาได้เหมือนกันนะครับ ถ้าใครอยากให้ครอบคลุมทั้ง sheet สามารถใช้ B2:B ก็ได้นะครับ

2. กฎการจัดรูปแบบ > จัดรูปแบบเซลล์หาก… ตรงนี้จะมีตัวเลือกเยอะมากครับ ไม่ว่าจะเป็นการพิจารณาจากข้อความใน cell ว่ามีหรือไม่มี หรือจะดูวเป็นวันที่ก็ได้ แต่ที่เราต้องการก็คือตัวเลขที่มากกว่าหรือน้อยกว่า 0 นั่นเองครับ

แต่!! #

หลายคนคงมีคำถามแล้วว่า “เรามี 2 เงื่อนไขใช่ไหมครับ ทำไมมันใส่ได้แค่ 1 เงื่อนไขล่ะ?” ไม่ต้องตกใจนะครับ ผมจะบอกว่าเราต้องทำไปทีละเงื่อนไขครับ ไม่สามารถทำหลายเงื่อนไขพร้อมกันได้ ดังนั้นอันแรกเรากำหนดเป็นส่วนที่มากกว่า 0 ก่อนครับ น้อยกว่า 0 เดี๋ยวเรามาเพ่ิมที่หลัง

3. กฎการจัดรูปแบบ > จัดรูปแบบ… เนื่องจากเป็นค่่ามากกว่า 0 ผมก็ให้เป็นพื้นหลังสีเขียว หลังจากนั้นกด “เสร็จสิ้น” ก็เป็นอันเรียบร้อยครับ

4. กดที่ปุ่ม เพิ่มกฎอื่น รอบนี้เราจะกำหนดเงื่อนไขของค่าที่น้อยกว่า 0 ให้เป็นสีแดงบ้าง เมื่อเสร็จเรียบร้อยก็จะได้แบบนี้

5. จากการกำหนดช่วง B2:B1000 ทำให้เมื่อผมลองเพิ่มรายการต่อท้ายลงไปใหม่ สีของพื้นหลังก็จะเปลี่ยนตามไปเองด้วยโดยที่เราไม่ต้องทำอะไรใหม่ ประหยัดแรงในอนาคตไปได้เลยนะครับ

จากตัวอย่างแรกจะเห็นว่า cell ของเราเปลี่ยนสีได้เองตามค่าที่เรากำหนดแล้ว แต่ถ้าอยากให้ column อื่นเปลี่ยนสีตามด้วยล่ะ?

จะเปลี่ยนสีทั้งแถวต้องทำอะไรเพิ่ม #

โจทย์ที่สองของเราไม่ต่างจากโจทย์แรกมากครับ เรามาลองคิดตาม 3 ข้อหลักของเรากันนะครับ

ขอบเขต #

ข้อแรกช่วงของเราเป็น B2:B1000 ซึ่งมันจะครอบคลุมแค่ตัวเลขใช่ไหมครับ ถ้าอยากให้รายการเปลี่ยนด้วยเราต้องขยับไปข้างหน้าอีก 1 column เป็น A2:B1000 ครับผม

เงื่อนไข #

เมื่อมีหลาย column มาเกี่ยวข้อง เราไม่สามารถมองแค่ค่าใน cell ได้อีกแล้วครับ ต้องคิดเพิ่มเป็นแบบนี้

1. แถวที่ column B มากกว่า 0 จะเป็นสีเขียว
2. เแถวที่ column B น้อยกว่า 0 จะเป็นสีแดง

รูปแบบ #

เปลี่ยนสีพื้นหลังไปตามเงื่อนไขคือ เขียว หรือ แดง เหมือนเดิมเด๊ะ!

ใครปิดไปแล้วเปิดเมนูขึ้นมาใหม่ครับ “รูปแบบ > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” แต่รอบนี้เราจะแก้ไขของเก่าบ้าง โดยคลิกที่ตัวกฎที่เราพึ่งสร้างไปได้เลยครับ

1. ใช้กับช่วง แก้เป็น A2:B1000 เสร็จแล้วมันไม่เปลี่ยนก็อย่าพึ่งตกใจครับ เพราะเวลามันทำงาน มันทำงานอิงตามค่าของ cell นั้นๆ ใน column A มันมีมีตัวเลขสักตัวมันเลยไม่เข้าเงื่อนไขนั่นเองครับ

2. กฎการจัดรูปแบบ > จัดรูปแบบเซลล์หาก… อย่างที่บอกไปครับ โดยปกติเงื่อนไขมันจะมองไปทีละ cell แยกกัน ถ้าเราอยากได้ทั้งแถวเราต้องใช้ “สูตรที่กำหนดเอง” ครับผม ตรงนี้มันจะคล้ายๆการเขียนสูตร =IF() ที่ไม่ต้องเขียน IF ครอบไว้ เช่นถ้าปกติเราเขียนว่า =IF(B2 > 0) ตรงนี้เราก็จะเขียนแค่ =B2 > 0 เท่านั้นเอง แต่เนื่องจากสูตรนี้มันจะคลุมตั้งแต่ A2:B1000 เราไม่สามารถกำหนดแถวเป็นตัวเลขได้ เราจึงจำเป็นต้องเขียนสูตรแบบคลุมเป็นช่วง ถ้านึกไม่ออกให้นึกถึงตอนเขียนใน =ARRAYFORMULA() นะครับ อย่างข้อนี้ผมต้องการพิจารณา column B ซึ่งเก็บค่าตัวเลขอย่างเดียว ผมก็จะเขียนว่า =B:B>0

รายการเปลี่ยนสีแล้วสบายใจ

แต่!! #

มันต้องมีคนงงอีกแน่ๆ “ทำไม column B ที่เป็นตัวเลขซะเองกลับไม่มีสีล่ะ?” ใจเย็นๆครับ ผมกำลังจะอธิบาย อย่างที่บอกไปสูตรพวกนี้มันจะทำงานตาม cell ของมันไปใช่ไหมครับ ที่ A เป็นสีเขียวเพราะ B มันมากกว่า 0 แต่คราวนี้พอเราขยับไปที่ B สูตรเรามันจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติครับ ที่ column B มันจะมองไปหา C แทนครับ ใครไม่เข้าใจให้ลองนึกภาพตอนที่เราเขียนสูตร =A1*B1 แล้วลากลงไปข้างล่าง Google Sheets จะเปลี่ยนสูตรเป็น =A2*B2, =A3*B3 ให้เราเองเพื่อความสะดวกใช่ไหมครับ ไอ้นี่ก็เหมือนกัน ไม่เชื่อลองใส่เลขที่มากกว่า 0 ที่ column C ดูครับ B จะเขียวขึ้นมาเลย

วิธีแก้ก็ไม่ต่างจากตอนเขียนสูตรใน sheet ปกตินั่นแหละครับ เพียงแค่เราเติม $ หน้า column ที่เราต้องการจะตรึงเอาไว้ในสูตรแบบนี้ =$B:$B>0 มันก็จะแปลว่า ไม่ว่า row ไหน column ไหน ก็ให้ดูแค่ B ของแถวตัวเองพอนะไม่ต้องไปดูที่อื่น

เสร็จแล้วอย่าลืมแก้ของค่าน้อยกว่า 0 ด้วยนะ

เสร็จแล้วครับ เหมือนยากแต่เอาจริงๆถ้าเข้าใจหลักที่ผมแนะนำไป ใช้เวลาไม่ถึง 3 นาทีก็ได้แล้ว เดี๋ยวลองเอาท่าเดิมมาประยุกต์เพิ่มอีก

ทำ Todo-List ก็ได้ #

จากรายรับรายจ่ายเมื่อกี้เราพลิกแพลงอีกนิดเดียวมาเล่นกับ checkbox เราก็สามารถทำ Todo List ใช้ได้เลยนะครับ อย่างในภาพตัวอย่างก็เหมือนจะดูดีแล้ว แต่ผมอยากให้อะไรที่ทำไปแล้วถูกขีดทับแล้วเปลี่ยนเป็นสีเทาจะได้ไม่ต้องไปเผลออ่านอีก

ผมเชื่อว่าจาก 2 ตัวอย่างที่ผ่านมาทุกคนทำข้อนี้ได้สบายๆแล้ว ผมเลยขอข้ามขั้นตอนไปที่กำหนดสูตรเองเลยนะครับ รอบนี้เราจะพิจารณา column B ครับ สูตรที่ใช้ก็จะเป็น

=$B:$B=TRUE

ทำไมต้อง TRUE เพราะช่องที่ติ๊กถูกจะมีค่าเป็น TRUE ครับ ถ้ายังไม่ติ๊กมันจะเป็น FALSE

ใส่เส้นขีดทับพร้อมกับเปลี่ยนตัวอักษรเป็นสีเทาเท่านี้ก็เรียบร้อยครับ

ทำรายงานให้อ่านง่ายขึ้น #

ใครกำลังทำรายงานตัวเลขอยู่ก็สามารถเอามาประยุกต์ใช้ได้เหมือนกันนะครับ อย่างในภาพนี้ถ้าเราไม่ใส่รูปแบบอะไรลงไปเลยมันจะดูแบนมาก ส่งไปให้หัวหน้าดูคงโดนติว่าทำงานลวกๆมาแน่นอน

ทำให้หัวข้อเด่นขึ้นด้วยตัวหนาและการขีดเส้นใต้

• กำหนดช่วงแค่ A2:A เพราะเราไม่ต้องการให้มีผลกับตัวเลข
• สูตรเป็น $B:$B="" เพราะถ้าเป็นหัวข้อ column B จะเป็นช่องว่าง

เน้นรายการที่อยากนำเสนอด้วยการใส่สีพื้นหลัง รายการไหนที่มีค่าลดลงผมก็จะเน้นด้วยสีเขียว

นอกจากกำหนดแบบตรงๆเป็นสีเดียวแล้ว เรายังกำหนดเป็นสเกลสีได้ด้วยนะ

สเกลสีตามตัวเลข #

ที่เมนูของ “กฎการจัดรูปแบบมีเงื่อนไข” ยังมีแบบ “สเกลสี” ให้เลือกที่ด้านบนด้วยนะครับ ในตัวอย่างผมเอาค่า AQI ของแต่ละประเทศมาใส่ในตาราง พร้อมกับกำหนดสีของ

• จุดต่ำสุด
• จุดกึ่งกลาง
• จุดสูงสุด

Google Sheets จะทำการไล่สีตามค่าที่เรากำหนดให้เอง โดยที่เราไม่ต้องมาจัดการอะไรเพิ่มเลยสะดวกมากๆ

จบแล้วครับสำหรับ “การจัดรูปแบบมีเงื่อนไข” หรือ “Conditional Formatting” หวังว่าจะมีประโยชน์กับหลายๆท่านที่กำลังทำงานกับ Google Sheets อยู่นะครับ แต่ฟีเจอร์นี้เองก็มีหลายๆอย่างที่ทำไม่ได้ เช่น การเปลี่ยน Font, การจัดตำแหน่งตัวอักษร(ชิดซ้าย, ชิดขวา, จัดกลาง) หรือการสีเส้นขอบของ cell ใครที่อ่านแล้วอยากลองเอาไปใช้ก็ขอให้ดูข้อจำกัดไว้ด้วยนะครับเดี๋ยวทำไปก่อนแล้วเจอทางตันจะงานเข้าเอานะครับ

เหมือนเดิมครับท่านใดมีคำถามสามารถสอบถามเข้ามาที่ Inbox ของ Facebook Page ได้เลยนะครับ