สร้างเอกสารการเงินอัตโนมัติด้วย Google Sheets โดยไม่ต้องเขียนสคริปต์ (เพราะผมเขียนให้แล้ว)

Cover image

จากปี 2019 บทความ

มีคนเข้ามาอ่านเยอะมาก หลายคนติดต่อเข้ามาสอบถามปัญหา หรือบางคนก็อีเมล์เข้ามาขอบคุณซึ่งผมดีใจมากครับที่บทความของผมมีประโยชน์กับใครหลายๆคน ไหนๆวันนี้ก็เป็นวันปีใหม่ ผมเลยต่อยอดจากบทความก่อนหน้าแต่รอบนี้ผมไม่ได้มาสอนวิธีสร้างนะครับ วันนี้ผมจะมาสอนวิธีใช้ Google Sheets ตัวใหม่ที่ผมทำมาแจกเป็นของขวัญปีใหม่ให้ทุกๆคนได้เอาไปใช้ประโยชน์กันต่อครับ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

อัตโนมัติกว่าเดิมด้วย Script (ที่คุณไม่ต้องเขียนเอง)

ตัวก่อนที่สอนทำตัวนั้นทำได้แค่ใบแจ้งหนี้(Invoice)ใช่ไหมครับ รอบนี้ผมจัดให้ทั้งหมด 5 ประเภทดังนี้ครับ

  • ใบเสนอราคา
  • ใบส่งของ
  • ใบแจ้งหนี้
  • ใบเสร็จรับเงิน
  • ใบกำกับภาษี

นอกจากนั้นแล้วยังสามารถค้นหาและนำกลับมาพิมพ์ใหม่ได้เรื่อยๆด้วย

ใช้งานยังไง

ขั้นแรกเข้าไปที่ Sheet ที่ผมทำเอาไว้ก่อนเลยครับ Free Invoice Maker แล้วค่อยทำสำเนาออกมาเป็นของตัวเองกัน

สำเนาไฟล์ต้นฉบับออกมาก่อน

  • เลือกเมนู ไฟล์ > ทำสำเนา
  • จากนั้นก็ตั้งชื่อไฟล์ใหม่ของตัวเองตามต้องการแล้วคลิก "ตกลง" ครับ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020 วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

การสร้างเอกสาร

มาถึงส่วนการใช้งานกันเลยครับ เริ่มจากการสร้างเอกสารให้เข้าไปที่ชีทที่ชื่อว่า "สร้างเอกสาร" เลยครับ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

ในหน้านี้ก็เป็นหน้าที่ของคุณแล้วล่ะครับที่จะต้องกรอกข้อมูลข้องคุณเองแล้วก็ของลูกค้า โดยมีหลักๆดังนี้ครับ

  • ประเภทของเอกสาร เลือกก่อนว่าต้องการจะสร้าง ใบเสนอราคา, ใบส่งของ, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี
  • ข้อมูลผู้ออกเอกสาร ข้อมูลนี้จะแสดงอยู่ในหัวเอกสารทุกแผ่นนะครับ กรอกครั้งเดียวเลย
  • ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลนี้ก็จะขึ้นอยู่กับเอกสารแต่ละแผ่นไปเลยนะครับตามการทำงานของมัน
  • วันที่ออก สำหรับลงวันที่ออกเอกสาร (สำหรับใบเสนอราคาจะมี วันที่เอกสารใช้ได้วันสุดท้ายด้วยนะครับ ซึ่งกำหนดได้ว่าจะเอากี่วันจากตัวเลขด้านหลัง)
  • อ้างอิง ในกรณีที่เอกสารบางตัวจะมีการอ้างอิงถึงเอกสารก่อนหน้าก็สามารถกรอกตรงนี้ได้ครับ แต่จริงๆมีตัวกรอกให้อัตโนมัติซึ่งจะอธิบายในข้อถัดๆไปอีกทีครับ
  • เอกสารเลขที่ ตรงนี้ถ้าใครไม่อยากวุ่นวาย็สามารถปล่อยให้โปรแกรมทำงานไปเองได้เลยนะครับ มันจะรันเลขแบบนับใหม่ทุกเดือนครับ โดยมีอักษรภาษาอังกฤษ 2 ตัวเผื่อบอกว่าเป็นเอกสารประเภทไหน เช่น QT20010001 คือ "ใบเสนอราคา ที่ออกในปี 2020 เดือน 1 และเป็นใบที่ 1 นั่นเองครับ"

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

  • รายการสินค้า/บริการ ตรงนี้ก็ตามต้องการเลยครับ กรอกแค่ ชื่อสินค้า/บริการ, หน่วย , ราคาต่อหน่วย ก็พอนะครับ ที่เหลือมีสูตรรอคำนวณให้อยู่แล้ว
  • มี VAT หรือ ไม่มี VAT เลือกด้วยที่ช่อง C40 ด้วยนะครับ มีผลกับการคำนวณเน่อ
  • หมายเหตุ อันนี้ก็ตามชื่อหัวข้อเลยครับ ไม่มีอะไรซับซ้อน แต่สามารถขึ้นบรรทัดใหม่ได้ด้วย Alt+Enter นะครับ อย่าไปใส่อะไรนอกช่องของมันนะ
  • คำสำหรับค้นหา ถ้าเรียกแบบภาษาอังกฤษก็เหมือน tag หรือ keyword ที่จะใช้ในการ search หาเอกสารของเราครับ ซึ่งจะมีประโยชน์มากถ้าตั้งอย่างมีระบบระเบียบ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

สำหรับใครที่บอกว่าทำไมเผื่อที่ให้รายการน้อยจัง ผมมีให้ขยายออกไปอีกเยอะอยู่นะครับ ซ่อนไว้เพื่อความสวยงามเฉยๆ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

เมื่อกรอกข้อมูลครถ้วนแล้วก็คลิก "บันทึกเอกสาร" กันได้เลยครับ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

แต่เดี๋ยวก่อนนนน ถ้าคุณใช้งาน Sheet นี้เป็นครั้งแรกจะมี popup ลอยขึ้นมาขออนุญาตการเข้าถึงข้อมูลใน sheet จาก apps script ด้วยนะครับ

อนุญาตให้สคริปต์ทำงาน

  • เริ่มจากเลือก "ดำเนินการต่อ"

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

  • เลือก Google Account ของคุณเอง

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

  • อย่าพึ่งตกใจ ไปดูที่ "ขั้นสูง"

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

  • เลือก "ไปที่ Invoice Maker(ไม่ปลอดภัย)" ถึงจะขึ้นอย่างนี้ก็ตาม แต่ทุกคนสามารถเข้าไปดู apps script ได้อยู่แล้วนะครับ ไม่มีการแอบส่งข้อมูลไปที่ไหนนะ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

  • คลิกที่ "อนุญาต"

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

เมื่อผ่านทุกขั้นตอนหมดแล้วกด "บันทึกเอกสาร" ใหม่อีกรอบครับ หลังจากบันทึกเรียบร้อยแล้ว sheet "ค้นหาเอกสาร" จะถูกเปิดขึ้นมาเอง พร้อมกับ keyword ของเอกสารล่าสุดที่ถูกพิมพ์ลงไปในช่องค้นหารอแล้ว

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

การค้นหาเอกสารที่สร้างไปแล้ว

หลังจากใส่คำค้นหาลงไปในช่องด้านบนแล้ว ด้านล่างจะเป็นผลการค้นหาเอกสารที่มีคำค้นตรงกับที่เราใส่ไว้ครับ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

หากต้องการพิมพ์ให้คลิกที่ "เลขที่เอกสาร" ที่ต้องการ เช่น "QT20010001" แล้วคลิกที่ปุ่ม "พิมพ์" สีเขียวๆด้านบน รอสักครู่ sheet "ใบเสนอราคา" จะเปิดขึ้นมาเอง พร้อมกับเลือกเลขที่รายการเป็น "QT20010001" ให้อย่างอัตโนมัติ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

การพิมพ์เอกสารออกไปใช้าน

ภายใน sheet "ใบเสนอราคา" คุณสามารถแก้ไข Logo หรือคำต่างๆได้เลยนะครับ (หากช่องนั้นไม่มีสูตร)

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

หากต้องการแก้ไขที่อยู่ของร้านหรือธุรกิจของคุณสามารถแก้ไขได้ที่หน้า "สร้างเอกสาร" ได้เลย โดยไม่ต้องกดบันทึกนะครับ เพราะในหน้านี้มันจะไปดึงข้อมูลจาก cell ต้นทางมาตรงๆเลย

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยดีแล้วคุณสามารถ สั่งพิมพ์ ได้ตามปกติ (อย่าลืมจัดหน้ากระดาษก่อนพิมพ์ให้เป็น A4 แนวตั้งด้วยนะครับ)

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

แค่ "ใบเสนอราคา" ยังไม่พอครับ ถ้าเกิดถึงเวลาที่เราต้องเอาสินค้าไปส่งลูกค้าตามที่เสนอราคากันไว้ เรายังสามารถสร้าง "ใบส่งของ" ที่มีรายการเดียวกันกับ "ใบเสนอราคา" ได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์รายการกันใหม่ โดยเราจะอ้างอิงถึงกันได้ผ่าน "เลขที่ของเอกสาร" นั่นเองครับ

การสร้างเอกสารแบบมีอ้างอิงเอกสารก่อนหน้า

เริ่มจากเปิด sheet "ค้นหาเอกสาร" แล้วค้นหาเอกสารที่คุณเคยสร้างเอาไว้ด้วยคำค้นของคุณ คลิกเลือก "เลขที่เอกสาร" ที่ต้องการอ้างอิง แล้วเลือกได้เลยว่าจะสร้างเอกสารประเภทไหนจากปุ่มเมนูด้านบนเลยครับ อย่างในตัวอย่างนี้ผมจะคลิก "สร้างใบส่งของ" ครับ

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

เมื่อคลิกไปแล้ว sheet "สร้างเอกสาร" จะถูกเปิดขึ้นมาพร้อมกับข้อมูลจากเอกสารที่อ้างอิงไว้ก่อนหน้าด้วย

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

ตอนนี้คุณสามารถแก้ไขรายการหรือเพิ่มเติมหมายเหตุได้ตามต้องการครับ แต่จะไม่มีผลกับเอกสารที่นำมาอ้างอิงเมื่อกดบันทึกข้อมูลชุดนี้จะถูกนำไปสร้างเป็นเอกสารใหม่เท่านั้น

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

หลังจาก "บันทึกเอกสาร" ใหม่แล้ว sheet "ค้นหาเอกสาร" จะถูกเปิดขึ้นมาอีกครั้ง พร้อมรายการเอกสารที่ถูกสร้างใหม่ ในตัวอย่างจะเห็นว่ามี "ใบส่งของ" เพิ่มขึ้นมาครับ โดยที่เลขที่ของเอกสารก็จะไม่เหมือนกันด้วย

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

ลองเลือกเอกสารใหม่ แล้วคลิกที่ปุ่ม "พิมพ์" sheet "ใบส่งของ" ก็จะเปิดขึ้นมา

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

พิมพ์ได้เหมือนกัน

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

เอกสารประเภทอื่นก็ทำคล้ายๆกับการสร้าง "ใบส่งของ" ได้เลยนะครับ ไม่ว่าจะสร้างใหม่เองตั้งแต่ต้น หรือจะเลือกสร้างจากการอ้างอิงเอกสารที่เคยออกไปก่อนหน้านี้ก็ได้เช่นกัน

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

วิธีใช้งาน Invoice Maker 2020

เอกสารแต่ละประเภทจะมีหน้าตาที่แตกต่างกันออกไปตามรุปแบบการใช้งานครับ ท่านสามารถแก้ไขได้ตามต้องการ หากมันไม่กระทบกับสูตรที่แปะเอาไว้ใน sheet ก็เต็มที่เลยครับ

การแก้ไข หรือ ลบรายการ

สามารถทำได้ด้วยการเข้าไปแก้ไขได้ใย sheet ดังต่อไปนี้

  • ฐานข้อมูลเอกสาร
  • ฐานข้อมูลรายการ ให้สังเกตที่ "เลขที่เอกสาร" แล้วทำการลบหรือแก้ไขได้ตามต้องการเลยครับ

Apps Script Source Code

Github: gas-invoice-maker

หากมีข้อสงสัยหรือพบปัญหาก็สามารถแจ้งเข้ามาได้ทาง Facebook Page หรือ Comment ไว้ที่ด้านล่างได้เลยนะครับ ปีใหม่นี้ขอให้ทุกคนได้ออกใบเสร็จรับเงินกันถี่ๆทั้งปีเลยนะครับ สวัสดีปีใหม่ครับ :)

บทความใกล้เคียง